El Negociador

INTRODUCCIÓN

Desde la década del 70’ se vienen produciendo profundos cambios en el entorno en que se mueven las organizaciones.

Actualmente, la innovación tecnológica es increíblemente acelerada. Reduciendo significativamente el tiempo que transcurre entre un descubrimiento científico y su aplicación a la producción, así como el ciclo de vida de los productos: obsolescencia. Por otra parte, se modifican las tecnologías de comercialización y financiación de las operaciones comerciales. Todo ello debido a este fenómeno llamado globalización.

Estos cambios han puesto en jaque muchos paradigmas gerenciales tradicionales que, en la actualidad, resultan ineficientes bajo esta nueva coyuntura.

Una investigación efectuada a principios de la década de los 90 arrojó que las habilidades profesionales fundamentales de los gerentes de inicios del siglo XXI  debían ser: la formulación de estrategias, la dirección de recursos humanos, la mercadotecnia y las ventas, el manejo de las finanzas y la negociación y la solución de conflictos. A ello habría que agregar cosas puntuales más recientes, como la inclusión social, la responsabilidad social empresarial y el manejo de todas las redes de información posibles.

De acuerdo con diversas investigaciones llevadas a cabo, sobre qué hacen y cómo lo hacen los gerentes de éxito, ponen de manifiesto que éstos, más que planificar, organizar, dirigir y controlar, se pasan la mayor parte del tiempo negociando todo y con todos. Demostrándonos que uno de los rasgos característicos de la gerencia contemporánea es que las actuales funciones gerenciales se desarrollan, esencialmente, en un ambiente negociador.

Es así, que la negociación ha cobrado una importancia tan marcada que la sitúa por encima de otras formas de solución de conflictos, como son el arbitraje, los procesos judiciales o el uso de mediadores, tanto en la arena internacional como en las relaciones económicas y comerciales entre países, organizaciones y empresas.

DESARROLLO

I. El Concepto de Negociación

La mayoría de las personas y, especialmente, los empresarios, se ven constantemente envueltos en negociaciones de diferente índole. Por ejemplo, cuando se reúnen para establecer un contrato, comprar o vender cualquier producto o servicio, resolver deficiencias,  acordar planes de trabajo, etc.

Por ello, negociar, y negociar bien, adquiere una fundamental importancia para poder lograr mejores relaciones en la vida y, como consecuencia, más agradables y sólidas posiciones. Por todo ello, negociar, merece ser estudiado.

A continuación, detallamos algunas definiciones:

"Las negociaciones se pueden definir prácticamente como el proceso que les ofrece a los contendientes la oportunidad de intercambiar promesas y contraer compromisos formales, tratando de resolver sus diferencias". (Colosi y Berkely, 1981)

“La negociación depende de la comunicación. Esto ocurre entre individuos que actúan ellos mismos, o como representantes. Cada vez que la gente intercambia ideas con la intención de relacionarse, cada vez que intentan acuerdos, uno de ellos está negociando". (Nierenberg, 1981)

"Negociar es hacer negocio, es decir, intercambiar y regatear. Ello supone que cada uno desea lo que posee el otro, pero, evidentemente, al menor precio posible. Supone, además, una satisfacción (obtener lo que se desea) y una insatisfacción (dar lo que se posee), al mismo tiempo. Por otra parte, sólo se negocia cuando cada uno desea obtener algo a costa del otro, lo cual supone una trampa: la que se teme, y en la que se quiere hacer caer al otro". (Desaunay, 1984)

"La negociación es un proceso y una técnica mediante los cuales dos o más partes construyen un acuerdo. Las partes empiezan discutiendo sobre el asunto en el cual tienen intereses, lo que genera entre ellas variados sentimientos. Los motivos que asisten a cada negociador generan en ellos conductas que, a menudo, se expresan en propuestas verbales. Este intercambio hace que las partes desarrollen intensos deseos de controlar el tema que les preocupa". (Monsalve, 1988)

"La negociación es un proceso mediante el cual dos o más partes -que tienen intereses tanto comunes como opuestos- intercambian información a lo largo de un período, con miras a lograr un acuerdo para sus relaciones futuras". (Villalba, 1989)

Siempre que intentemos influir en una persona o grupo de personas a través del intercambio de ideas, o con algo de valor material, se está negociando. La negociación es el proceso que se utiliza para satisfacer las propias necesidades cuando alguien más controla lo que  se desea.

La negociación entre empresas, grupos o individuos normalmente ocurre porque uno tiene algo que el otro quiere y está dispuesto a negociar para obtenerlo. Por tanto, es un proceso que incluye dos o más partes, con intereses comunes, pero a su vez en conflicto, que voluntariamente se reúnen para presentar y discutir propuestas comunes con el propósito de llegar a un acuerdo.

II. Tipos de Negociaciones

El conocimiento total  del tipo de proceso negociador, resulta clave para su adecuada preparación. Es por ello que, antes de enfrentarlo, es necesario definir con la mayor claridad posible el tipo de negociación en la que se va a participar. Las negociaciones pueden clasificarse de la siguiente forma:

· Según las personas involucradas: Las negociaciones pueden efectuarse entre individuos, entre estos y grupos o entre grupos. Mientras más personas intervienen en la negociación, ésta se vuelve más compleja pues entran a jugar mayor número de intereses, lo que genera un gran número de diferencias y demanda una mayor preparación del proceso.

· Según la participación de los interesados: Pueden clasificarse en negociaciones directas e indirectas (a través de mediadores, árbitros, abogados, etc.). En el primer caso, por lo general, el proceso es más rápido y dinámico, mientras que, en el segundo caso, el proceso se hace más lento y, lo que puede ser más peligroso, complicarse por la falta de comunicación entre las partes debido a la entrada de intermediarios.

· Según asuntos que se negocian: Existe una amplia gama de asuntos que pueden negociarse, desde aspectos políticos, comerciales y técnicos, hasta personales y afectivos. En todos los casos, resulta imprescindible tener un conocimiento adecuado del objeto de la negociación, así como crear el ambiente propicio para lograr el efecto deseado.

· Según el status relativo de los negociadores: Las negociaciones pueden clasificarse en horizontales, cuando las partes se encuentran en un mismo nivel de la escala jerárquica (pares); verticales, cuando las partes que negocian se encuentran vinculados a través de una relación de subordinación directa; o diagonales, cuando la negociación se produce entre partes que se encuentran en diferentes escaños de la pirámide jerárquica.

· Según el clima humano: Las negociaciones pueden ser amistosas o polémicas, así como abiertas y sinceras o manipuladas. Las negociaciones amistosas y abiertas y sinceras resultan mucho más fáciles que el otro extremo.

· Según los factores desencadenantes: De acuerdo con este criterio, las negociaciones pueden clasificarse como negociaciones libres (por ejemplo, entre compradores y vendedores);  forzadas, cuando un hecho específico provoca la negociación, morales o afectivas, cuando la causa del proceso negociador tiene que ver con comportamientos, actitudes o valores; y legales, cuando la causa que la origina es una demanda judicial concreta.

· Según canal de comunicación: Pueden clasificarse en cara a cara, telefónicas, epistolares o sobre la  base de representantes. La diferencia fundamental entre ellas reside en la fluidez del proceso de comunicación que se establece entre las partes.

Según el modo de negociación: Pueden clasificarse en negociaciones competitivas y en negociaciones cooperativas. Dentro de la misma negociación se pueden presentar estos modos.

III. Conocimientos y Habilidades Necesarias para Negociaciones Efectivas

Para ser efectivos en una negociación se requiere una serie de conocimientos y habilidades imprescindibles.  Entre las que se destacan:

1. Habilidades de relación interpersonal

Las negociaciones no deben ser un debate, el propósito del negociador debe ser influir, persuadir y convencer a la parte contraria. Para ello, es imprescindible que el negociador se pertreche de una metodología que le permita:

·       Conocer y mostrar sus fuerzas.

·       Administrar sin mostrar sus debilidades.

·       Solucionar conflictos.

·       Conocer a la otra parte y sus necesidades.

·       Presentar argumentos de acuerdo con las características conductuales del otro negociador.

·       Comportarse de tal manera que genere confianza.

·       Saber escuchar, comunicar.

·       Crear un clima de cooperación entre los negociadores.

·       Buscar incrementar su grado de flexibilidad, lo que implica capacidad para colocarse en el lugar del otro y aceptar cambios.

La frase de Sócrates "conócete a ti mismo", debe el primer consejo a tomar en el campo de las negociaciones. Tener éxito en una negociación no significa necesariamente presionar para obtener más dinero o una mayor participación, sino promover los intereses en su totalidad, lo cual puede incluir, además de dinero y bienes materiales, otro tipo de satisfacciones personales.

Entre estas habilidades dos resultan básicas: la capacidad de persuasión y la capacidad de discutir de manera provechosa.

2. Conocimiento de su propio negocio

El negociador debe tener el mayor conocimiento posible acerca del área de la negociación. Para ello deberá desarrollar y obtener:

·       La mayor información posible acerca del objeto de la negociación.

·       Todos los datos relativos al mercado.

·       Conocimientos acerca de la estructura competitiva del sector.

·       Conocimiento acerca de políticas gubernamentales, factores y regulaciones medioambientales, aspectos financieros y legales que pueden afectar lo que está siendo negociado.

3. Tecnología del negociador

Se refiere al dominio de los procesos y técnicas de negociación. Implica el conocimiento y aplicación de una metodología que permita al negociador:

·       Planear, ejecutar y controlar la negociación dentro de una secuencia lógica y predeterminada.

·       Utilizar ciertas ideas que vuelvan su argumento más atrayente hacia la sensibilización de la otra parte.

·       Desarrollar la habilidad de hacer concesiones y superar obstáculos.

La negociación es un arte y, por tanto, los negociadores no pueden encasillarse en un modelo único de negociación, pues cada negociación es diferente. Todo ello conduce a la necesidad de estudiar las etapas del proceso de negociación.

IV. Etapas del Proceso de Negociación

El proceso de negociación puede analizarse en tres etapas:

1. Planificación: contempla el diagnóstico, la estrategia y las tácticas.
2. Negociación Cara a Cara: que a su vez, contiene diferentes etapas.
3. Análisis posterior: incluye el análisis de los resultados del proceso
 
1. Planificación

La planificación es la parte más importante de la negociación pues garantiza la preparación del proceso. Una buena preparación es el camino más seguro para llegar a una negociación satisfactoria. Lo que se haga o se deje de hacer antes de llegar a la mesa de negociaciones se revelará en cuanto se llegue a ella.

Un negociador mal preparado tiene que limitarse a reaccionar ante los acontecimientos y nunca podrá dirigirlos.

En la fase de la planificación se debe definir lo que hay que conseguir y cómo conseguirlo.

La mayoría de los directivos se inclinan mucho más a tomar medidas que a dedicar tiempo a reflexionar sobre las condiciones y la planificación adecuada, quizás debido en parte por las limitaciones de tiempo y las presiones de trabajo. Para muchos, planificar resulta aburrido y tedioso por lo que se deja a un lado para "entrar rápido en acción", sin pensar que no planificar es planificar un fracaso.

En tal sentido, en la planificación de una negociación resulta de gran ayuda la estratificación del proceso en tres fases:

1.1  El Diagnóstico

A partir de ella se obtiene una información relevante que apoya la estrategia y tácticas a emplear. El diagnóstico se concentra en tres aspectos claves: análisis del tipo de negociación, análisis del poder de negociación y análisis FODA. A continuación se analizarán cada uno de ellos.

1.1.1 Tipo de negociación:

Se debe identificar el tipo de negociación a la que se enfrenta y su nivel de complejidad. Sobre la base de estas apreciaciones, se podrá definir el modo de negociación, es decir, cooperativo o competitivo.

1.1.2 El poder negociador

Enfrentarse a un proceso negociador presupone, evaluar el balance del poder negociador entre las partes. Existen muchas fuentes de poder. Algunas están basadas en recursos (poderío financiero), otras en leyes, reglamentos o precedentes, mientras que otras -tal vez las más importantes y las que menos se toman en consideración en la negociación- se basan en factores psicológicos.
El poder negociador transita por el análisis de un grupo de factores determinantes que son: información, legitimidad (opinión pública), compromiso, tiempo (la paciencia), el saber callar (no dar mayor información que la necesaria), son algunas de las más importantes.

1.1.3 Análisis FODA

El análisis del tipo de negociación y del poder negociador son puntos importantes de partida para efectuar un análisis FODA de la negociación. Como resultado de este análisis se podrá obtener la información acerca de los factores internos y externos que favorecen el proceso negociador y la posibilidad de lograr acuerdos.

1.2 La Estrategia

La parte más sensible de un proceso de negociación es la determinación de la estrategia.

La estrategia de la negociación debe centrarse en la anticipación de las respuestas de la otra parte ante propuestas y sugerencias, así como en la capacidad y disposición de ésta para obtener sus objetivos.

La estrategia comienza con el conocimiento de la situación crítica negociable y posteriormente, es necesario analizar a fondo un grupo de categorías que marcan el hilo conductor de la estrategia de negociación:

1.2.1 Necesidades

Constituyen las carencias o insatisfacciones que motivan a los negociadores a ir a la negociación con la finalidad de satisfacerlas. Son las cuestiones más esenciales y estables de todos los factores que intervienen en un proceso de negociación. La identificación precisa de las necesidades propias y de las de la contraparte constituye un factor importante para alcanzar el éxito en una negociación.

1.2.2 Objetos

Son las vías a través de los cuales los negociadores tratan de satisfacer sus necesidades en un proceso de negociación.

1.2.3 Objetivos

Son las metas, que se proponen alcanzar los negociadores en los diferentes objetos de negociación. En las negociaciones son denominados también posiciones.

1.3 La Táctica

La estrategia es, en esencia, lo que piensan los negociadores, la táctica es lo que hacen los negociadores.

La táctica se refiere a la formulación de pautas a corto plazo que permiten alcanzar los objetivos a largo plazo. Por tanto, en la táctica es necesario tener en cuenta cómo se inicia el proceso negociador, cómo se abandona, cuál será la primera oferta y qué concesiones se pueden hacer. Esto incluye también organizar el equipo negociador.

No existen tácticas correctas para la estrategia equivocada.

2. La negociación cara a cara

Los negociadores exitosos se preocupan mucho por su comportamiento "cara a cara". Ellos evitan el uso de las frases como: "Mi oferta es justa" La negociación cara a cara cuenta de cinco etapas bien definidas. Estas son:

2.1 La apertura

En esta etapa se da inicio al proceso, por lo que resulta necesario en la misma hacer las presentaciones formales, exponer y acordar la agenda.

2.2 Las expectativas

En esta etapa las partes presentan sus expectativas, hacen las aclaraciones correspondientes y efectúan ajustes necesarios a la agenda.

2.3 El intercambio

Es aquí donde comienzan a ponerse en práctica las estrategias y tácticas previamente definidas, se produce en un primer momento una especie de comparación entre las opciones y las demandas. Se manifiestan los conflictos.

2.4 El acercamiento

Es la etapa decisiva para el logro de resultados y la más creativa desde el punto de vista de decisiones que se toman. Se identifican las áreas comunes de las partes, se generan nuevas opciones, se plantean las concesiones, se solucionan los conflictos y se toman un grupo de acuerdos preliminares.

2.5 El cierre

Incluye la revisión de los acuerdos, la definición de las fechas y los responsables, los mecanismos de seguimiento y la aprobación final.

3. Análisis posterior

En esta etapa se analizan los resultados del proceso, las experiencias adquiridas, las perspectivas futuras y el control o seguimiento de los resultados.

V. Fórmulas para el Éxito de la Negociación

1. La negociación no es una competencia. Se puede encontrar un mejor trato para ambas partes.

2. Tiene más poder del que usted cree. Busque los límites del poder de su oponente.

3. Escriba un plan. Nunca decida en ningún punto a menos que este preparado para hacerlo.

4. Sin importar que tan grandes sean las diferencias, nunca tenga miedo de negociar.

5. No hable. Escuche sin criticar.

6. No se sienta limitado por la posición o la autoridad. Una vez que haga su tarea, debe estar dispuesto a enfrentarlos.

7. No se sienta limitado por los hechos, promedios o estadísticas.

8. Una negociación difícil tiene conflictos. La persona que tiene una necesidad de caer bien esta propenso a ceder demasiado.

9. Ponga metas más altas. Prepárese para tomar los riesgos. También esté preparado para trabajar duro y ser paciente.

10. Pruebe a su oponente. Nunca sabe lo que él estará dispuesto a ceder. Tome el tiempo y sea persistente.